Automatización e innovación para el área legal de tu empresa

Aplicar Inteligencia Artificial para optimizar y gestionar el departamento legal de tu negocio hará olvidarte para siempre de lidiar con los entes fiscalizadores. 

Los departamentos legales corporativos están constantemente bajo presión. 

Ya sea por los grandes volúmenes de datos que deben manejar cotidianamente, o sea por minimizar las consecuencias de cualquier error humano que implique problemas para la compañía, generalmente, no es el área legal el departamento más “tranquilo” en una empresa. 

Más bien todo lo contrario. Urgencia y eficiencia máxima son los 2 pilares desde donde se construye su labor diario. 

Por caso, en Chile en este 2022 el Servicio Nacional del Consumidor (SERNAC) ha publicado una nueva Ley Pro Consumidor: no sólo eleva el estándar en materia de protección para los clientes, sino que amplía la cantidad de industrias a las que se les podría aplicar esta ley para exigir reclamaciones legales formales. 

Desde esta perspectiva, el panorama de las empresas pareciera tornarse cada vez más complejo. El margen de error y/o equivocación es absolutamente mínimo.

Pero tranquilos, en la actualidad también es posible innovar y aprovechar las ventajas que ofrecen los últimos desarrollos tecnológicos, logrando que esa exigencia de productividad y efectividad obligada, no condicione finalmente los resultados que necesariamente deben ser funcionales a la empresa. 

Aquí es donde entra en juego el verdadero valor de poder lograr la automatización del flujo de trabajo diario del área legal de una empresa: ayuda a la compañía a optimizar, gestionar, administrar y medir eficientemente una amplia gama de procedimientos legales corporativos internos y externos.

¿Por qué la Inteligencia Artificial (IA) está impulsando una forma revolucionaria de trabajo en los departamentos legales corporativos? 

Automatización: qué es

A diferencia de otros tipos de IA, como el aprendizaje automático o el aprendizaje profundo, las soluciones de automatización imitan de un modo prácticamente exacto la forma en que los seres humanos generamos asociaciones entre informaciones. 

Esto significa que se utilizan tecnologías para:

  • Procesamiento del lenguaje natural
  • Reconocimiento de interacciones y patrones comunes 
  • Análisis contextuales para identificar y categorizar los datos trabajados
  • Procesamiento de imágenes posibles (papeles, firmas, cartas, documentos, etc.)

Otra forma de pensar en la automatización dentro del área legal de tu empresa es acerca de cómo es que el software incorpora la información corporativa en esa relación de asociación. 

El sistema toma datos no estructurados y los usa para construir relaciones y crear índices, etiquetas, anotaciones y otros metadatos.

Busca encontrar similitudes y diferencias entre elementos pertenecientes a procesos operacionales específicos de la empresa: facturas, números de operaciones u órdenes de compras, direcciones de envío, activos, pasivos, entre muchísimas variables. 

Algunas de las preguntas que utiliza para construir esta relación de asociación de datos son:

  • ¿Ha visto esto antes?
  • ¿Qué se hizo en un caso similar?
  • ¿Está relacionado con algo que sucedió antes?
  • ¿Cuál es la razón de esa conexión?
  • ¿Quién/quiénes están involucrados?

Lo mejor es que a medida que se agregan nuevos datos a un software integrado con Inteligencia Artificial predictiva, el sistema puede hacer más y más conexiones.

La automatización le permite seguir aprendiendo, incorporando nuevos elementos e informaciones de diferentes características, ajustándose constantemente a los nuevos datos que recibe y gestiona la empresa cotidianamente.

Fácil de usar y adoptar

Un software eficiente de automatización de procesos de trabajos legales debe ser diseñado inexcusablemente para que sea fácil de utilizar e implementar por las personas que deban emplearlo.

Debe contar con capacidades de autoservicio que permitan a los gerentes corporativos acceso al conocimiento real y pormenorizado del estado de funcionamiento del área legal de su propia empresa. 

La automatización implica también que los trabajadores de la empresa puedan valerse de funciones que simplifiquen el procesamiento diario de Big Data, disponiendo de aplicaciones digitales que faciliten la toma de decisiones empresariales complejas. 

Además, el software empleado necesariamente debe permitir analizar, proyectar y publicar labores jurídicas que abarquen cualquier procedimiento interno o externo de la compañía, sin necesidad de complicaciones agregadas para su empleo como ser algún tipo de codificación o tecnología extraña a la compañía.

La automatización libera al personal abocado al área legal de aquellas actividades cotidianas aburridas y monótonas propias del orden de lo administrativo, permitiendo que los empleados puedan enfocarse en tareas más importantes en función de las obligaciones legales de la empresa.

La aplicación de Inteligencia Artificial en el área legal de tu compañía no solo hará más fácil la vida de tus colaboradores internos, sino que también aumentará la productividad de la empresa, en función de reducir los costos operativos y minimizar el margen de error humano siempre posible. 

¡Es una típica situación win-win!

área legal

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Gestión eficiente de documentos, más que ordenar registros

Es una percepción errónea (y a veces común) pensar que la gestión de documentos es simplemente mantener los documentos de forma organizada. 

Es mucho más que eso. Utilizar un software con IA para gestionar grandes volúmenes de documentos diarios presenta 4 beneficios inmediatos: 

  1. Menos tiempo para la misma tarea: simplifica procesos tediosos, haciendo más fácil localizar, actualizar y colaborar en la gestión de documentos legales mediante el uso de un sistema centralizado. 

Además, reduce el tiempo y el costo necesarios para realizar este tipo de tareas, que de otra manera no hay dudas de que deberían ser atendidas periódicamente por personas

  1. Mejoras en seguridad: un DMS (Document Management System) ofrece opciones de seguridad que permiten a los gerentes empresariales configurar y categorizar sus propios archivos y datos corporativos de acuerdo a las necesidades de seguridad de su propia empresa. 

Utilizar dispositivos tecnológicos seguros en la era digital moderna, especialmente en el área legal de una empresa, resulta muy importante cuando se trata de gestionar mucha cantidad de datos confidenciales sobre clientes, misma situación que con información sensible referida al funcionamiento interno de la compañía.

seguridad

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  1. Más coordinación y trabajo en equipo: un software centralizado con IA almacena todos los documentos en un solo lugar, y eso ayuda a conectar a todas las personas que trabajan en un mismo proyecto, ya que la información se puede compartir fácilmente y esto impulsa a un mejor trabajo en equipo para lograr objetivos corporativos comunes.
  1. Cuidar el medio ambiente: todo el planeta parece haber comprendido el impacto ambiental negativo que conlleva utilizar infinitas cantidades de papel de modo indiscriminado durante todos los días del año. 

Además, el encierro y aislamiento obligado producto de la pandemia del Covid-19 ha afianzado aún más esta tendencia de digitalización de todos los registros corporativos legales de las compañías. 

Mantener los documentos apilados en cajas ocupando habitaciones enteras es algo que carece de racionalidad; y por suerte ahora hay conciencia sobre eso.

Hubo un tiempo pasado en que las oficinas solían estar inundadas de archivadores. 

Pero en la actualidad, hay una tendencia en crecimiento sostenido de elegir utilizar softwares con Inteligencia Artificial para la gestión de documentos legales, lo cual entre otras variables ha logrado potenciar la accesibilidad y administración diaria de datos empresariales relevantes.

Además, los gerentes corporativos también gozan de un nuevo beneficio destacable: poder acceder a documentos importantes de modo inmediato, desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

Requisito indispensable en un mundo digital tan avanzado, en donde los teléfonos inteligentes ocupan un lugar central en muchos de los hábitos laborales empresariales cotidianos.

Un software para mejorar con tus clientes

La automatización de operaciones legales de una empresa no solo debe considerar a los procedimientos formales internos de una compañía, sino también a los externos, como es la relación con clientes potenciales y actuales.

El seguimiento y control efectivo del vínculo con los usuarios es vital para el funcionamiento total de cualquier empresa

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Fuente: unsplash.com

Esto no debe ser entendido como que el departamento legal no tenga “más trabajo” de lo habitual por tener que lidiar con algún error humano que derivó en una problemática jurídica compleja.

A nivel externo, un software con IA predictiva ayuda a las compañías a almacenar y gestionar fácilmente gran cantidad de información del contacto de sus clientes, proporcionando a los empleados una base de datos centralizada que impulsa a mejorar la productividad y la calidad de todas las interacciones con clientes. 

Los usuarios no solo quieren respuestas exhaustivas y sistemáticas a sus reclamaciones; también quieren estar actualizados en todo momento de los detalles de sus consultas o pedidos. 

Automatizando parte del funcionamiento del área legal de una empresa, se reducen las demoras para brindar un enfoque actualizado y completo de cada caso en el que trabaje la empresa. 

Los correos electrónicos automatizados a clientes, por ejemplo, es una forma ampliamente utilizada para mantener interacciones de modo cotidiano.

ZTZ es innovar y obtener resultados inmediatos

Creamos un software integrado con Inteligencia Artificial predictiva en factores como optimización y gestión de áreas legales para empresas con altos estándares de calidad en interacción con usuarios. 

Nuestro software ofrece servicios de creación de respuestas a reclamos regulatorios, análisis de datos y gestión documental
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