El BPA o la Automatización de procesos de negocios consiste en usar sistemas de software para automatizar las operaciones comerciales que pueden ser repetitivas dentro de las empresas.
Se llama procesos de negocio a cualquier conjunto de actividades que ayuden a una empresa a alcanzar objetivos específicos. Con la BPA, las empresas pueden recibir ayuda para alcanzarlos con un sistema simple y eficiente.
Un software de automatización ahorra tiempos en tareas muy demandantes. Optimiza operaciones y aumenta la eficiencia de las compañías.
Son estrategias diseñadas a medida, según el ritmo y las actividades de cada empresa.
¿Cómo mejorar los procesos empresariales?
No hay un momento específico para empezar a usar la tecnología y modernizar los procesos. Todo depende de las necesidades de cada empresa.
Sin embargo,
- Cuellos de botella, que generan retrasos en tareas monótonas y perjudican a toda la compañía.
- Demora en la toma de decisiones, porque parte del equipo de trabajo está ocupado con tareas reiterativas.
- Procesos internos de los departamentos que no son funcionales a la estrategia.
Son algunas de las señales que indican que es urgente realizar un cambio.
Ser parte de la transformación digital en los procesos de trabajo es conveniente para:
- Alcanzar nuevos niveles de productividad y optimizar flujos de trabajo
- Mejorar la eficiencia de las operaciones
- Reducir errores propios de las tareas manuales
- Ahorrar costos
Dentro de los procesos empresariales, generalmente entran diversos puntos, como cumplimiento con los pedidos de los clientes, informes de gastos, incorporación de nuevos empleados, solicitudes de préstamos, formularios, entre otros.
Estos procesos suelen implicar varios mails, documentos y archivos difíciles de organizar y encontrar a tiempo. Hasta el error más pequeño puede generar problemas que escalan a mayores.
Automatizar los procesos empresariales, puede ahorrar problemas, tiempo y recursos. Liberando a los empleados de estas tareas, para concentrarse en el trabajo que requiere más cabeza.
Soluciones BPA con IA
El BPA cuenta con IA, para poder analizar e interpretar mejor los datos. Mejora los procesos de flujo de información y documentación entre todas las áreas, en tiempo real. También ayuda a la comunicación entre ellas.
Para implementar el BPA es de suma utilidad preparar un informe, donde aparezcan los problemas que se quieran solucionar y sus objetivos específicos. Para ello se podrá diseñar un software capaz de satisfacer las necesidades de la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre la BPM y la BPA?
La BPA es una estrategia para mejorar procesos específicos. Puede relacionarse con la BPM, que constituye una práctica que adopta un enfoque amplio de la empresa.
Ambas cumplen la misma función de mejorar las tareas, así como de aumentar la efectividad, con la posibilidad de reducir costos y errores.
Combinarlas puede dar buenos resultados, ya que cuando se incorpora la BPA a una práctica BPM, se pueden supervisar los procesos de forma macro y constante.
¿Cómo funciona la BPA?
El elemento común a los distintos tipos de software que funcionan con BPA es ayudar a las empresas a alcanzar objetivos de automatización en todas sus áreas.
El funcionamiento se centraliza para evitar errores. Tareas como transferencias de archivos, generación de informes u obtención de datos de fuentes no estructuradas.
Se trata de incorporar un flujo de trabajo particular, es decir:
- Definir objetivos
- Contenido atractivo
- Sus herramientas
Con información sobre las tareas y su realización, su orden, cómo se relacionan entre sí y cómo se puede seguir cada acción.
Todo esto en conjunto con la digitalización. Así se generará la automatización de procesos de negocio (BPA), donde las tareas, la información y documentos, pasan a otro departamento que sigue un protocolo determinado, para ser más fructíferos en la ejecución de las tareas.
Los flujos de trabajo digitalizados pueden ser racionalizados, organizados y accesibles. Los entornos de la nube pueden ampliarse para que participen todos los equipos.
Beneficios clave de incorporar la BPA
Un software BPA está diseñado para agilizar diferentes procesos dentro de la empresa:
- Administración de documentos
- Automatización del flujo de trabajo
- Alertas de tareas
- Recordatorios de pagos
- Administración de solicitudes
Te contamos aquí algunos de sus beneficios.
- Reducción de costos y ahorro de tiempo: Las tareas manuales y repetitivas se realizan de manera automática. Lo cual deja a los empleados disponibles para áreas más productivas. La optimización del proceso genera una simplificación del tiempo invertido.
- Estandarización del proceso: La generación del flujo de trabajo exige un modelo basado en la estrategia de la empresa.
- Creación de un espacio colaborativo: Los miembros del equipo pueden compartir todos sus archivos. El programa permite recibir alertas cuando los mismos son actualizados o cuando se asignan tareas a uno de los empleados en particular. Esto ayuda a todo el equipo a mantener una mejor comunicación y contar con la misma información.
- Mejor atención al cliente: Al automatizar los procesos, el seguimiento de las preguntas y consultas de los clientes son más fáciles de seguir.
- Mejora laboral en general: Los típicos errores de las tareas repetitivas desaparecen.
- Empleados motivados: Eliminar tareas redundantes, aumenta la satisfacción del equipo y por ende, su productividad.
- Escalabilidad: Los softwares digitales de automatización permiten a las empresas adaptarse fácilmente a la necesidad de cambio y crecimiento de la compañía.
Nuevas tecnologías en el sector empresarial
La automatización de procesos incluyendo la tecnología BPA le permite a las compañías ahorrar tiempo, dinero y mejorar su productividad. Es parte de la solución para ser más eficientes en sus operaciones.
El BPA ayuda a simplificar y mejorar los flujos de trabajo. Contar con un método previo correctamente definido ayudará a la compañía a mejorar la atención y experiencia del cliente. Además, permite ahorrar tiempo y recursos que dejarán tiempo a los empleados para concentrarse en tareas que sumen valor, en vez de realizar labores repetitivas. ZTZ Tech Group creó un software web fácil de usar, capaz de dar respuesta al consumidor en pocos minutos. Si las empresas están interesadas en optimizar sus procesos, pueden ingresar a conocer las herramientas brindadas por la plataforma en https://ztz.ai
