¿Qué es un workflow o flujo de trabajo?

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Es común que las compañías examinen sus procesos con el fin de optimizar tanto el tiempo como los costos invertidos. A pesar de ello, al transcurrir una tarea repetitiva los colaboradores operan en modo automático. El equipo esta tan acostumbrado a tener que hacer una actividad monótona que ya no buscan una nueva forma de mejorar y hacer de su ejecución un trabajo mas ágil y satisfactorio.

¿Te has retrasado en alguna tarea porque algún compañero no te envía la información que requieres? ¿La ejecución de tu labor no es la más óptima por procesos poco estandarizados? ¿Cuentas con la información completa para tomar decisiones acertadas?

¿Qué es el workflow?

El Workflow o flujo de trabajo consiste en el estudio de cada etapa que se realiza para llevar a cabo una operación.

Contiene la información sobre se realizan y estructuran las tareas, cual es su orden, como se correlacionan, como se envían la información y como se puede realizar seguimiento a las etapas.

La implementación de los Workflow en conjunto con la digitalización generara una automatización de procesos de negocio (BPA) , en donde la información, documentos y tareas pasan de una persona a otra o bien a otro departamento, siguiendo un protocolo previamente establecido para obtener una ejecución exitosa.

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Los Workflow digitalizados son capaces de ser automáticos, racionalizadas, organizados y de fácil acceso para todas los colaboradores que participen del proceso.

¿Por qué es tan importante contar con un Workflow?

Los flujos de trabajo digitalizados tienen como fin minimizar los problemas de comunicación y traspaso de información dentro del equipo.

Tener flujos de trabajo bien definidos son esenciales para el éxito de cualquier negocio. Sin embargo, no todas las organizaciones comprenden la importancia de tener flujos sencillos para los colaboradores.

Por el contrario, persisten en mantener flujos de alta carga y pocos prácticos para los usuarios. Como resultado, las compañías pierden productividad y eficiencia. Sinedo una desventaja enorme si contamos el rápido cambio en las exigencias y expectativas de los clientes, incluso aun mas durante el periodo de crisis sanitaria.

¿Cuáles son los beneficios para las compañías?

Contar con un flujo correctamente preestablecido, permita a las empresas ventajas como:

Estandarización del proceso

La generación de un flujo de trabajo exige una estandarización basada en las estrategias de la compañías y sus requerimientos específicos. Mejorando el proceso productivo de cada colaborado al tener toda la información y detalle de cada etapa a seguir.

Ahorro de tiempo

La optimización del proceso mediante el Worflow genera una simplificación del tiempo invertido en tareas largas y tediosas. Integrando cada etapa. Con procesos bien estructurados, los colaboradores podrán asignar de mejor manera el uso de su tiempo, enfocándose en tareas que necesitan una mayor atención.

Mejor comunicación entre los departamentos y/o equipos

Las comunicaciones entre los distintos colaboradores o departamentos serán más sencillas, ágiles y mucho más seguras. La división del trabajo es clara y comprensible por parte de todas las personas implicadas, de forma que las tareas sean mucho más efectivas.

Contar con un flujo de trabajo correctamente definido permitirá a la compañía una mejor atención de servicio y experiencia al cliente.

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